Policy di archiviazione

Politica di conservazione e archivio dei file di progetto

In un ecosistema digitale in continua evoluzione, la sicurezza, l'organizzazione e la protezione del patrimonio visivo e comunicativo dei clienti sono una priorità.
A causa dei crescenti costi di gestione delle infrastrutture Cloud ad alte prestazioni e dei sistemi di storage fisico, la conservazione dei materiali di progetto (file finali, esecutivi di stampa e file sorgenti) segue una politica di archiviazione a scaglioni temporali.
Salvo diversi accordi scritti o servizi di conservazione dedicati, applico tre livelli di disponibilità basati sulla data di chiusura del progetto e del saldo della relativa fattura.

Livello 1: Archivio attivo (immediatamente reperibile)

Tempistica: da 0 a 18 mesi dalla chiusura del progetto.
Stato dei file: tutti i file esecutivi e finali concordati sono conservati in server locali e/o Cloud ad accesso rapido.
Riconsegna: in caso di smarrimento da parte del cliente, i file sono immediatamente disponibili e verranno riconsegnati via link di download entro 1-2 giorni lavorativi dalla richiesta (fatto salvo imprevisti per cause di forza maggiore, per cui possa volerci poco più tempo), a titolo gratuito.

Livello 2: Archivio storico (reperibile su richiesta)

Tempistica: da 18 mesi a 5 anni dalla chiusura del progetto.
Stato dei file: i materiali vengono spostati in sistemi di memoria a freddo (Cold Storage / Hard Disk offline) per garantire la massima sicurezza a lungo termine.
Riconsegna: i file sono ancora disponibili, ma le operazioni di recupero, controllo integrità e indicizzazione richiedono passaggi manuali. La riconsegna avverrà entro 5-7 giorni lavorativi.

Nota: il servizio di recupero da Archivio storico potrebbe prevedere un costo fisso di gestione tecnica pari a €25,00 per la presa in carico della pratica.

Livello 3: Disconnessione (file non garantiti)

Tempistica: oltre i 5 anni dalla chiusura del progetto.
Stato dei file: allo scadere del quinto anno, non garantisco più il mantenimento, l'integrità e la reperibilità dei file di progetto nei miei sistemi.
Eccezioni: i file saranno conservati solo ed esclusivamente per i clienti che hanno sottoscritto un Servizio di conservazione a lungo termine attivo.

Servizio di conservazione a lungo termine dedicato (Long-Term Storage)

Se hai bisogno di una garanzia assoluta di reperibilità immediata dei file (inclusi i file sorgenti aperti, ove contrattualizzati) oltre le tempistiche standard, è possibile attivare un piano di conservazione personalizzato. Il servizio prevede un canone annuale calcolato in base al peso in Gigabyte (GB) dell'intero storico dei tuoi progetti.

Nota importante sui File sorgenti (file aperti)
Si ricorda che, in conformità con le buone pratiche del settore e le normative sul diritto d'autore, come professionista sono tenuta alla consegna e alla conservazione dei soli file finali ed esecutivi concordati (es. PDF pronti per la stampa, SVG/PNG). I file di lavorazione interni (sorgenti aperti es. .AI, .PSD, .INDD, .QXP) rimangono di mia proprietà e non sono inclusi nell'archivio standard, a meno di accordi diversi.

GDPR, riservatezza e gestione dei dati sensibili

In conformità con il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679), come professionista adotto politiche rigorose per garantire la massima sicurezza e la privacy delle informazioni dei clienti.
La conservazione dei dati segue logiche distinte a seconda della loro natura e delle necessità tecniche del servizio offerto.

1. Dati di progetto e archivi commerciali

I dati anagrafici e i file legati ai progetti eseguiti vengono conservati esclusivamente per finalità contrattuali, fiscali e storiche relative al servizio prestato, rispettando i tempi di conservazione indicati negli scaglioni precedenti. Al termine del periodo di conservazione massimo (o alla cessazione dei rapporti contrattuali, ove richiesto esplicitamente dal cliente e consentito dalle norme fiscali), i dati personali non più necessari verranno definitivamente eliminati o anonimizzati.

2. Credenziali di accesso e account di terze parti

A seconda del servizio richiesto, la gestione delle tue credenziali di accesso segue protocolli di sicurezza differenti:

Piattaforme editoriali e Social Media (cancellazione immediata)
Per i servizi legati ad Amazon KDP e similari (caricamento e pubblicazione libri) e per le prestazioni spot di Gestione Social Media / Social Media Management, il cliente potrebbe dover fornire temporaneamente le credenziali dei propri account.

• Le password vengono utilizzate esclusivamente per il tempo strettamente necessario a completare l'operazione tecnica concordata o la durata specifica della collaborazione.
• Al termine dell'attività o del contratto, tutti i dati di accesso a queste piattaforme vengono rimossi in modo definitivo e permanente dai miei sistemi. Non conservo alcun archivio storico di queste password.

Hosting di siti web e server (conservazione tecnica)
Per i servizi legati alla realizzazione e manutenzione di siti web, le credenziali di accesso all'hosting, al pannello di controllo del server o al CMS (es. WordPress) vengono conservate in modo sicuro all'interno di password manager crittografati.
Questa conservazione è finalizzata esclusivamente a garantire la continuità del servizio e a permettere l'estrazione periodica dei dati necessari alla redazione dei report annuali delle prestazioni.
Tali credenziali verranno definitivamente cancellate solo in caso di recesso dal servizio di manutenzione/reporting o su esplicita richiesta del cliente a seguito della chiusura del rapporto professionale.